Kalau kamu termasuk aktif dalam organisasi, biasanya cukup familiar dengan announcement text atau sering disebut juga dengan pengumuman. Mempelajari pembuatan dan struktur pengumuman sangat penting mengingat pengetahuan ini selalu dibutuhkan di dunia kerja maupun kehidupan sehari-hari.
Definisi Announcement Text
Announcement text atau pengumuman merupakan tulisan resmi atau teks pernyataan yang memberitahu masyarakat umum perihal suatu informasi. Pengumuman terdiri dari beberapa jenis seperti :
- Lowongan pekerjaan
- Iklan
- Berita duka
- Berita pernikahan
- Berita pertunangan
- Pengumuman pemenang kompetisi atau lomba
- Laporan kegiatan
- Pengumuman orang hilang
- Pengumuman produk baru
- Pengumuman lowongan pekerjaan
- Pengumuman kelahiran
- Himbauan dari pemerintah dan lainnya.
Pengumuman di atas bisa kamu temui di mana saja termasuk di sekolah, kantor, tempat ibadah, tempat umum, pesan singkat, majalah dan koran. Pengumuman sengaja dibuat agar bisa diketahui oleh semua orang. Namun tak semua orang yang membaca pengumuman berkaitan dengan isi pengumuman tersebut.
Struktur Announcement Text
Pengumuman tersusun dari dua bagian besar yakni title (judul kejadian) dan explanation (penjelasan). Bagian title merupakan bagian yang paling penting dari pengumuman karena mewakili isi informasi yang diberikan. Title bisa menjadi faktor penting yang menentukan apakah pengumuman akan dibaca banyak orang atau tidak, meski sering tak disebutkan dengan jelas.
Sedangkan bagian explanation berisi informasi yang lebih lengkap perihal pengumuman. Bagian ini bisa meliputi informasi tanggal dan waktu (date and time), jenis kegiatan (type of event), tempat (place), peserta (participant) dan kontak (contact person/address) yang bisa dihubungi.
Langkah Membuat Pengumuman dalam Bahasa Inggris
Untuk membuat pengumuman dalam bahasa Inggris yang benar, kamu perlu memperhatikan jenis tenses yang dipakai. Umumnya jenis tenses yang dipakai dalam pembuatan pengumuman berbahasa Inggris adalah present tense dan simple future. Langkah-langkah pembuatannya yakni seperti berikut :
1.   Menentukan tujuan
Langkah pertama dalam pembuatan announcement text yakni menentukan tujuan pengumuman. Pastikan tujuan pengumuman tersirat jelas untuk siapa, kapan dan di mana kejadiannya. Dengan begitu orang yang membacanya tak kebingungan.
2.   Menentukan kalimat awal
Kalimat awal sebuah pengumuman memiliki peran penting untuk menarik perhatian pembacanya. Sangat direkomendasikan kalimat awal tak langsung masuk ke dalam inti informasi. Hal ini untuk mendorong pembaca penasaran dan mau membaca isi pengumuman hingga selesai. Jika kamu memasukkan inti pengumuman ke dalam kalimat awal tentu pembaca tak akan tertarik lagi untuk membacanya sampai akhir.
3.   Singkat dan Jelas
Pengumuman sebaiknya tak terlalu panjang melainkan singkat dan jelas. Hal ini karena penjelasan yang bertele-tele justru membuat pembaca bosan atau tak tertarik membaca sampai akhir. Pastikan pembaca mudah memahami isi pengumuman meski baru membacanya sekali saja dan demi menghindari munculnya pertanyaan di kemudian hari.
Informasi penting seperti waktu, nomor telepon, nama tempat serta informasi lainnya jangan lupa dicantumkan di dalam pengumuman. Meski singkat, gunakan bahasa yang positif dengan pemilihan kata yang tepat. Hal ini bertujuan untuk menciptakan kesan positif di mata pembaca dan membuat siapapun yang membacanya merasa terbantu.
Jika pengumuman yang kamu sampaikan berisi kabar duka atau kabar buruk, buat pengumuman yang singkat dan jelas. Berikan pernyataan yang mengandung rasa optimisme dan pengertian mendalam perihal isi pengumuman dalam bahasa yang sopan. Hilangkan informasi tak terlalu penting yang bisa mengaburkan perhatian pembaca.
Bila ingin menambahkan informasi tambahan, tuliskan yang paling penting terlebih dahulu baru kemudian informasi tambahannya. Untuk pengumuman yang berisi ajakan kamu harus memilih kata-kata yang menarik perhatian pembaca dan membangkitkan kesan positif sehingga pembaca mau mengikuti ajakanmu.
4.   Cek kembali
Dalam penulisan pengumuman baik pengumuman melalui pesan singkat (SMS) atau pengumuman di media cetak, penting untuk melakukan pengecekan ulang. Pastikan tak ada kesalahan penulisan nama, waktu, alamat dan isi pengumuman. Jika kamu menulis pengumuman dalam Bahasa Inggris, pastikan penulisan tanda baca, ejaan, dan grammar sudah benar.
Contoh Announcement Text
Semua langkah-langkah di atas bertujuan untuk mempermudah kamu ketika hendak membuat announcement text bahasa Inggris. Untuk lebih jelasnya, kamu bisa menyimak contoh pengumuman singkat berikut ini :
5.   Contoh pengumuman pertunangan dalam bahasa Inggris :
Dear Friends,
We are thrilled to announce the engagement of our daughter, Lyla Kieran Matthews, to her long time love, Kal Danvers on Tuesday, December 3rd, 2019 at Alex’s Mansion. We hope to share more happy news with you in the future so you can also experiencing joy with us.
All the best,
Eliza and Jeremiah Matthews
Dari contoh pengumuman di atas, kamu bisa menangkap informasi yang cukup jelas perihal pertunangan dua insan. Mulai dari nama pasangan, lokasi pertunangan hingga tanggal pertunangan dicantumkan di dalamnya. Pemilihan katanya pun sengaja dipilih yang positif dan menumbuhkan harapan agar pembaca atau penerima pesan turut merasakan kebahagiaan.
6.   Contoh pengumuman pindahan kantor dalam bahasa Inggris :
MOVING DAY IS HERE!!
Sara West Office will be closed for moving on Monday, December 2nd 2019
We will open our doors at our new location on Friday, December 6th 2019
Lecorp Buildings, Cordova Street
Please make a note of our new address
Phone 3333-33333
Fax 3333-33333
Announcement text di atas ditujukan untuk menginformasikan penutupan kantor lama dan pembukaan kantor baru dari Sara West Office. Pengumuman ini ditujukan kepada karyawan maupun klien yang berhubungan bisnis dengan kantor tersebut. Penutupan kantor tersebut disebabkan karena adanya perpindahan tempat yang ditunjukkan oleh kalimat Sara West Office will be closed for moving.
7.   Contoh pengumuman klub buku dalam bahasa Inggris :
BOOK CLUB
Are you interested in reading or literature? We are!
We meet at Alex’s house every Friday at five o’clock to read and talk about the new book and our favorite books. We will decide the next books every month. You can borrow them so you don’t have to buy them. So, what are you waiting for?
Come to Book Club
Call Ronan on 01111-222222
Dari pengumuman klub buku di atas, bisa ditelaah informasi yang terkandung di dalamnya. Informasi yang diberikan (what) adalah klub buku. Pertemuan diadakan setiap hari Jumat pukul 5 sore (when).
Lokasi pertemuan dan pengurus klub bukunya (who) adalah Ronan. Informasi penting yang turut ditambahkan adalah nomor telepon serta tujuan perkumpulan klub buku. Pengumuman yang jelas dan padat seperti di atas tak akan membuat bingung pembacanya dan bisa dipahami meski hanya membacanya sekali saja.
Pembuatan announcement text berbahasa Inggris kini jauh lebih mudah karena kamu bisa memanfaatkan tools grammar online untuk mengecek penulisan pengumuman. Tapi, dalam penulisannya harus tetap memenuhi kaidah penulisan yang jelas, singkat dan padat sehingga mampu memberikan manfaat bagi pembacanya.
