Bagi pebisnis pemula, sering kali menemui kebingungan dalam membuat format quotation letter. Quotation letter atau disebut juga surat penawaran harga yang sering dibuat oleh perusahaan ketika pertama kali meminta informasi perihal produk atau jasa. Kalau kamu belum pernah membuatnya, berikut format yang bisa diikuti ketika membuat quotation letter.
Apa Itu Format Quotation Letter?
Quotation letter berisi detail produk dan jasa yang kamu tawarkan ke klien berikut dengan harganya. Surat penawaran harga ini sering dibuat setelah klien meminta rincian produk. Dengan meminta quotation letter itu artinya klien ingin mengetahui lebih lanjut dan tertarik pada produk maupun jasa yang kamu tawarkan.
Di samping untuk mengetahui detail produk, quotation letter juga biasa dipakai sebagai perbandingan dengan produk lainnya sehingga bisa memilih yang terbaik. Pebisnis yang menggunakan quotation letter biasanya tampak lebih profesional daripada penyedia produk atau jasa yang tak memakai quotation letter.
Elemen Quotation Letter
Dalam pembuatan quotation letter, terdapat beberapa informasi penting terkait produk yang dijual dan harus diperhatikan. Elemen-elemen informasi penting tersebut seperti :
- Nama (kode) produk dan deskripsi produk.
- Jumlah produk yang dijual.
- Harga tiap produk.
- Potongan harga bila membeli dalam jumlah banyak.
- Cara pembayaran.
Selain elemen quotation letter di atas, kamu bisa menambahkan elemen lainnya terkait produk yang kamu tawarkan. Sebagai contoh harga produk sekaligus pajak yang dibebankan maupun informasi lainnya yang diminta oleh klien. Hal terpenting adalah quotation letter yang diberikan sesuai dengan keinginan klien.
Beda Quotation Letter dan Invoice
Dalam transaksi jual beli, ada dua sistem yang sering dipakai yakni menggunakan surat penawaran atau quotation letter dan invoice atau faktur penjualan. Kedua sistem ini jelas berbeda terutama karena quotation letter lebih berfokus pada penawaran suatu jasa atau produk. Sedangkan invoice lebih berfokus pada penagihan kepada klien untuk melakukan pembayaran.
Bila quotation berisi penawaran kepada klien yang kemungkinan akan membeli produk atau jasa. Invoice merupakan komitmen perihal tanggal jatuh tempo dari pembayaran yang harus dilakukan antara penjual dan pembeli. Invoice diberikan setelah pelayanan jasa selesai atau barang sudah sampai di tujuannya. Sedangkan quotation diberikan bila klien memintanya sebelum membuat perjanjian pemesanan.
Invoice lebih mudah dibuat daripada quotation letter. Hal ini karena formatnya bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan format quotation letter belum banyak orang yang tahu sehingga seringkali terjadi kesalahan dalam pembuatannya.
Tips Penulisan Quotation Letter
Untuk penulisan quotation letter sebaiknya berisi informasi yang jelas, simple dan mudah dimengerti. Informasi di dalam quotation letter direkomendasikan langsung ke intinya dengan maksud baik untuk menjalin hubungan bisnis dengan klien. Kesalahan terburuk yang sebaiknya dihindari adalah memberikan quotation letter tak sesuai dengan keinginan klien.
Klien biasanya memberikan beberapa informasi atau latar belakang mengapa mereka membutuhkan quotation letter. Kemampuanmu dalam menyediakan quotation letter kepada klien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan klien itulah yang nanti menunjukkan kompetensimu dalam memberikan pelayanan kepada klien. Kamu bisa memberikan quotation letter secara langsung atau menyertakan quotation letter ke dalam email sekaligus memberikan informasi detail di dalam email jawaban kepada klien.
Sebelum membuat quotation letter, pastikan kamu sudah memiliki nomor kontak dan alamat klien yang benar. Hal ini penting bila kamu memerlukan klarifikasi di kemudian hari. Kemudian buat rincian garis besar apa saja yang dibutuhkan klien dan identifikasi solusi atau produk yang bisa memenuhi kebutuhan klien. Jangan lupa pula untuk menekankan pada kelebihan produkmu yang tak dimiliki oleh produk lain di dalam quotation letter.
Contoh Penulisan Quotation Letter
Untuk mempermudahmu ketika harus membuat format quotation letter, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini sebagai panduan :
- Contoh quotation letter bahasa Indonesia
P.T Serba Bisa
Lantai 3, Gedung Pacific, Yogyakarta
Yogyakarta, 10 Agustus 2019
Kepada Yth,
Klien
Ref : Membalas permintaan quotation letter pada tanggal 8 Agustus 2019
Dengan hormat,
Sebuah kehormatan menerima kabar ketertarikan PT. Klien terhadap produk-produk yang kami jual pada 8 Agustus 2019. Melalui surat penawaran ini, kami memberitahukan informasi detail produk sebagaimana yang PT. Klien kehendaki.
Nama Produk : Kursi café single
Material : Kayu jati Belanda
Harga Satuan : Rp. 400.000
Garansi Pembelian : 1 Tahun
Note : Pelanggan wajib memberikan DP 50% di awal pemesanan dan sisanya setelah produk selesai diproduksi.
Demikian detail produk yang kami tawarkan semoga sesuai dengan apa yang PT. Klien butuhkan.
Hormat Kami
(—————-)
- Contoh quotation letter bahasa Inggris
P.T Serba Bisa
3rd Floor, Pacific Building, Yogyakarta
Yogyakarta, August 10, 2019
To:
Klien
Ref: Replay to the quotation letter dated August 8, 2019
Dear Sir,
We really appreciate your interest about our products and services. With this letter, we want to inform you the detail about our products.
No Code Model Price Warranty
Product: Single chair
Price: IDR 400,000
Guarantee: 1 year
Made of: Teak
Note: your transaction will be processed if you pay 50% prepayment from total order. Then the 50% remains will be processed after all products finish.
If you need more information about our products, feel free to contact our team.
Yours faithfully,
(——————-)
Hal Penting Dalam Penulisan Quotation Letter
Selain mengetahui format penulisan quotation letter, kamu juga perlu memperhatikan beberapa hal ketika membuat surat penawaran. Karena surat penawaran berkaitan dengan uang dan kerjasama bisnis, pastikan kamu dan klien memahami betul peraturan dan kesepakatan bisnis antara kedua pihak. Jangan sampai surat penawaran balasan yang kamu kirimkan memiliki kesan negatif di mata klien.
Balaslah permintaan surat penawaran klien dengan kalimat yang memberi kesan kamu memahami keinginan klien. Hindari membalas email klien dengan kalimat yang umum atau terkesan cuek. Contoh respon buruk dari permintaan quotation letter dari klien seperti berikut:
Selamat siang (nama klien),
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap produk Bee Solutions.
Berikut kami sertakan detail harga produk seperti yang tertera di website kami.
Salam
Kamu bisa memberikan respon lebih positif daripada contoh di atas yang mampu mempererat hubunganmu dengan klien. Contoh respon positifnya seperti ini :
Selamat siang (nama klien),
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap produk-produk Bee Solutions.
Bee Solutions merupakan firma desain interior sekaligus penyedia furnitur terbaik dengan pengalaman yang sudah teruji bertahun-tahun. Kami menawarkan pelayanan terbaik untuk desain kantor, rumah maupun ruang usaha lainnya dengan harga terjangkau. Silahkan menengok detail informasi produk kami dalam tautan yang kami tambahkan bersama dengan surat balasan ini.
Jangan sungkan untuk menghubungi kami apabila ada hal yang ingin ditanyakan atau bila Anda membutuhkan informasi lebih rinci. Kami akan siap sedia membantu hingga Anda mendapatkan produk yang diinginkan.
Salam hangat,
Jordan Cavanaugh
Bee Solutions
Nah, dengan format quotation letter di atas setidaknya ada rasa akrab antara kamu dan klien. Apabila hubungan sudah akrab, maka perjanjian bisnis pun bisa lebih mudah tercapai.
Baca juga Kampung Inggris Online, Belajar Bahasa Inggris #DiRumahAja
